RAB konferensi untuk 300 peserta di hotel Jakarta selama satu hari penuh umumnya berada di kisaran Rp 650–850 juta sebelum PPN, atau sekitar Rp 2,2–2,8 juta per peserta, bila memakai paket meeting hotel bintang 5, produksi panggung lengkap, pembicara eksternal, dan live streaming. Di bawah ini contoh rincian per baris yang bisa Anda salin, berikut template Excel dengan rumus yang sudah jadi.
Semua angka adalah estimasi pasar Jakarta 2026 untuk keperluan perencanaan, bukan penawaran harga.
Asumsi di balik contoh RAB konferensi ini
RAB hanya bisa dibandingkan kalau asumsinya tertulis. Contoh ini memakai skenario berikut:
- 300 peserta terdaftar, ditambah 30 pembicara, VIP, dan panitia.
- Satu hari, 08.00–17.00, satu ruang pleno di ballroom hotel bintang 5 Jakarta Pusat atau Selatan, tanpa ruang breakout.
- Format hybrid: peserta hadir di lokasi, sesi utama disiarkan langsung ke YouTube atau Zoom.
- Satu keynote, satu sesi panel berisi tiga panelis dan satu moderator.
Rincian RAB konferensi per baris
Anggaran dibagi enam kelompok. Urutan ini sama dengan template Excel, jadi tim finance bisa langsung mencocokkan.
A. Venue dan konsumsi
| Item | Volume | Harga satuan | Subtotal |
|---|---|---|---|
| Paket meeting fullday peserta (ruang 8 jam, coffee break, makan siang) | 300 pax | Rp 950.000 | Rp 285.000.000 |
| Paket meeting pembicara, VIP, dan panitia | 30 pax | Rp 950.000 | Rp 28.500.000 |
| Holding room VIP / ruang pembicara | 1 ruang | Rp 7.500.000 | Rp 7.500.000 |
| Daya listrik tambahan untuk produksi | 1 paket | Rp 12.000.000 | Rp 12.000.000 |
| Subtotal A | Rp 333.000.000 |
Paket fullday hotel bintang 5 di Jakarta berkisar Rp 850 ribu–1,2 juta net per orang. Sebagai pembanding, paket meeting Hotel Indonesia Kempinski mencantumkan fullday Rp 1.000.000 net per orang (berlaku hingga 31 Desember 2026), sudah termasuk satu coffee break, makan siang buffet, videotron, dan sound dasar. Ingat, hotel menagih jumlah yang Anda garansi beberapa hari sebelum acara, bukan jumlah yang hadir. Untuk memilih ruangnya, pakai panduan cara memilih ballroom Jakarta.
B. Produksi teknis
| Item | Volume | Harga satuan | Subtotal |
|---|---|---|---|
| Panggung + backdrop set talkshow (±8×4 m) | 1 paket | Rp 35.000.000 | Rp 35.000.000 |
| LED screen utama ±6×3 m + processor + operator | 1 hari | Rp 22.000.000 | Rp 22.000.000 |
| Confidence monitor + 2 TV samping | 1 paket | Rp 6.000.000 | Rp 6.000.000 |
| Sound system ballroom + 8 mic wireless | 1 hari | Rp 20.000.000 | Rp 20.000.000 |
| Lighting panggung konferensi | 1 hari | Rp 15.000.000 | Rp 15.000.000 |
| Show control: switcher, laptop, clicker, timer | 1 paket | Rp 8.000.000 | Rp 8.000.000 |
| Subtotal B | Rp 106.000.000 |
Videotron dan sound bawaan paket hotel biasanya cukup untuk rapat, belum tentu untuk konferensi dengan sesi panel dan siaran. Minta spesifikasinya dulu. Kalau memadai, baris LED bisa dipangkas.
C. Pembicara dan konten
| Item | Volume | Harga satuan | Subtotal |
|---|---|---|---|
| Honor keynote speaker eksternal | 1 orang | Rp 25.000.000 | Rp 25.000.000 |
| Honor panelis eksternal | 3 orang | Rp 7.500.000 | Rp 22.500.000 |
| Honor moderator | 1 orang | Rp 7.500.000 | Rp 7.500.000 |
| MC profesional | 1 orang | Rp 10.000.000 | Rp 10.000.000 |
| Tiket + hotel pembicara luar kota | 1 paket | Rp 12.000.000 | Rp 12.000.000 |
| Desain key visual, template slide, signage | 1 paket | Rp 15.000.000 | Rp 15.000.000 |
| Subtotal C | Rp 92.000.000 |
Ini pos dengan rentang paling lebar. Praktisi industri bisa Rp 5–15 juta per sesi, sementara figur publik atau pembicara internasional bisa puluhan hingga ratusan juta ditambah tiket dan hotel.
D. Registrasi dan kit peserta
| Item | Volume | Harga satuan | Subtotal |
|---|---|---|---|
| Sistem registrasi online + QR check-in | 1 event | Rp 12.000.000 | Rp 12.000.000 |
| Crew registrasi | 6 orang | Rp 1.500.000 | Rp 9.000.000 |
| ID card + lanyard | 330 pcs | Rp 25.000 | Rp 8.250.000 |
| Seminar kit (tas, notes, pulpen) | 300 set | Rp 85.000 | Rp 25.500.000 |
| Sertifikat digital | 1 paket | Rp 3.000.000 | Rp 3.000.000 |
| Signage dan penunjuk arah (cetak) | 1 paket | Rp 7.500.000 | Rp 7.500.000 |
| Subtotal D | Rp 65.250.000 |
Hitung ID card untuk seluruh 330 orang, bukan hanya peserta. Kit fisik adalah pos paling mudah dihemat: ganti dengan materi digital bila audiens Anda terbiasa.
E. Live streaming dan dokumentasi
| Item | Volume | Harga satuan | Subtotal |
|---|---|---|---|
| Live streaming 3 kamera + switcher + encoder + operator | 1 hari | Rp 30.000.000 | Rp 30.000.000 |
| Internet dedicated untuk siaran (dari venue/ISP) | 1 hari | Rp 8.000.000 | Rp 8.000.000 |
| Dokumentasi foto (2 fotografer) | 1 hari | Rp 9.000.000 | Rp 9.000.000 |
| Video highlight 2–3 menit | 1 paket | Rp 12.000.000 | Rp 12.000.000 |
| Subtotal E | Rp 59.000.000 |
Jangan andalkan Wi-Fi tamu hotel untuk siaran. Minta jalur internet terdedikasi dengan kecepatan unggah yang stabil, dan siapkan cadangan berupa modem seluler.
F. Manajemen dan operasional
| Item | Volume | Harga satuan | Subtotal |
|---|---|---|---|
| Manajemen acara: project manager, stage manager, ±15 crew | 1 paket | Rp 65.000.000 | Rp 65.000.000 |
| Konsumsi crew, transport, loading | 1 paket | Rp 6.000.000 | Rp 6.000.000 |
| Tim medis standby + keamanan tambahan | 1 paket | Rp 6.000.000 | Rp 6.000.000 |
| Subtotal F | Rp 77.000.000 |
Rekap total dan biaya per peserta
| Kelompok | Nilai | Porsi |
|---|---|---|
| A · Venue & konsumsi | Rp 333.000.000 | 45% |
| B · Produksi teknis | Rp 106.000.000 | 14% |
| C · Pembicara & konten | Rp 92.000.000 | 13% |
| D · Registrasi & kit peserta | Rp 65.250.000 | 9% |
| E · Live streaming & dokumentasi | Rp 59.000.000 | 8% |
| F · Manajemen & operasional | Rp 77.000.000 | 11% |
| Subtotal | Rp 732.250.000 | 100% |
| Kontinjensi 8% | Rp 58.580.000 | |
| Total sebelum PPN | Rp 790.830.000 | |
| Biaya per peserta (÷ 300) | Rp 2.636.100 |
Venue dan konsumsi menyerap porsi terbesar, sejalan dengan struktur di panduan cara menghitung budget acara korporat. Kontinjensi jangan pernah nol: penambahan peserta di menit akhir dan overtime venue hampir selalu terjadi.
Punya jumlah peserta, tanggal, dan venue incaran? Tim kami bisa menyusun RAB konferensi per baris dengan asumsi yang tertulis, sehingga mudah diaudit dan dibandingkan.
Bagaimana menghitung PPN dan PPh 23 di RAB konferensi?
Paket hotel dengan harga net sudah memuat pajak daerah dan service charge, jadi tidak dikenai PPN lagi. Yang dikenai PPN adalah nilai jasa yang ditagih EO bila EO sudah berstatus PKP: tarif 12% dikali DPP 11/12, sehingga bebannya efektif 11% (DJP, PMK 131/2024).
Dalam contoh ini, baris bertanda jasa (kolom "Kena PPN" di template) bernilai Rp 324.250.000. PPN-nya Rp 35.667.500. Perusahaan Anda juga memotong PPh 23 sebesar 2% dari nilai jasa itu, sekitar Rp 6.485.000, yang mengurangi pembayaran ke EO, bukan menambah biaya. Detail dan pengecualiannya ada di panduan pajak jasa event organizer.
Versi hemat vs premium: berapa kisarannya?
| Skenario | Per peserta | Total 300 peserta | Ciri utama |
|---|---|---|---|
| Hemat | Rp 1,3–1,8 jt | Rp 390–540 jt | Hotel bintang 4, pembicara internal, tanpa live streaming, kit minimal |
| Menengah | Rp 2,2–2,8 jt | Rp 660–840 jt | Contoh RAB di atas: bintang 5, panel eksternal, hybrid |
| Premium | Rp 3,5–5 jt+ | Rp 1,05–1,5 M+ | Bintang 5 kawasan CBD, LED besar, keynote internasional, interpretasi |
Pos yang paling aman dipangkas tanpa menurunkan kualitas acara: kit peserta, video highlight, dan LED tambahan bila videotron venue sudah memadai. Pos yang jangan dipangkas: sound, internet siaran, dan kontinjensi.
Cara memakai template Excel RAB konferensi
Unduh template RAB konferensi (.xlsx). File berisi semua baris di atas dengan rumus yang sudah terpasang:
- Isi jumlah peserta dan persentase kontinjensi di bagian atas.
- Ubah volume dan harga satuan di sel berwarna kuning. Subtotal per baris dan per kelompok terhitung sendiri.
- Tandai kolom "Kena PPN" dengan Y untuk baris yang ditagih EO sebagai jasa, N untuk tagihan hotel atau pihak ketiga.
- Bagian rekap menghitung kontinjensi, PPN efektif 11%, total, biaya per peserta, dan perkiraan PPh 23.
Kalau konferensi Anda punya rundown lebih dari satu sesi, kerangka waktunya bisa disusun dari contoh susunan acara seminar. Untuk acara internal dengan format serupa, lihat juga agenda rapat kerja perusahaan.
Tanya jawab seputar RAB konferensi
Berapa biaya konferensi 300 orang di Jakarta?
Apa saja komponen RAB konferensi?
Berapa persen kontinjensi untuk anggaran konferensi?
Apakah paket meeting hotel sudah termasuk pajak?
Bagaimana cara memakai template Excel RAB konferensi?
Kirim brief singkat (jumlah peserta, tanggal, format hadir atau hybrid) dan tim kami menyiapkan konsep awal plus RAB per komponen tanpa biaya.